Diese 6 Tools für Videokonferenzen müssen Sie kennen

1.      Zoom

Zoom zählt zu den beliebtesten Videokonferenz-Lösungen, vor allem seitdem viele Menschen aufgrund der Corona-Pandemie im Homeoffice sind. Der Dienst verbindet dabei die Videotelefonie mit zahlreichen Zusatzfunktionen, die das Arbeiten in einem Team auch von zu Hause aus ermöglicht.

Eine Videokonferenz organisieren: So geht’s bei Zoom (und vielen anderen)

 Der Beitritt zu einem Meeting erfolgt wie bei den meisten anderen Diensten in wenigen Schritten:

1. Der Organisator meldet sich bei Zoom an und schließt gegebenenfalls ein Abonnement ab, um die vollen Funktionen der Software nutzen zu können oder die mögliche Teilnehmeranzahl zu erhöhen.
2. Anschließend versendet er per E-Mail einen Link oder Zugangscode an sein Team, durch den die Mitarbeiter an dem Meeting teilnehmen können.
3. Diese melden sich nun bei dem Dienst an und treten der Konferenz bei.
4. Der Organisator kann nun die Teilnahmeanfragen annehmen und die Mitarbeiter einzeln zum Gespräch hinzufügen.

Zoom: Funktionen in der kostenlosen und kostenpflichtigen Version

Zoom bietet die Möglichkeit, die Gespräche lokal oder in einer Cloud aufzuzeichnen und somit auch für Kollegen zugänglich zu machen, die zu diesem Zeitpunkt nicht an der Konferenz teilnehmen konnten. Im Zoom-Chat können die Teilnehmer Dateien austauschen, wichtige Fakten sammeln oder Gedanken auf einem Whiteboard festhalten.

Ebenso lassen sich mit dem Tool die Bildschirme mehrerer Meeting-Teilnehmer teilen, sodass auch virtuell eine anschauliche Präsentation oder Vorstellung von Projekten möglich ist. Auf diesem Weg lässt sich die Zusammenarbeit der Mitarbeiter noch flexibler gestalten – trotz der Einschränkungen durch das Homeoffice.

Das Besondere bei Zoom: Die Nutzer haben die Möglichkeit, ihren Kalender mit der Software zu synchronisieren. So können Sie und Ihr Team noch besser planen und verbessern Ihre Zusammenarbeit.

In der kostenlosen Variante von Zoom können bis zu 10 Teilnehmer bei einer Videokonferenz mitmachen. Allerdings ist die Sitzung auf maximal 40 Minuten beschränkt. Mit der Pro-Version wird dieses Zeitlimit auf 24 Stunden erhöht und kostet den Moderator 13,99 Euro pro Monat.

Tipp: Die meisten Dienste lassen sich auch auf dem Smartphone nutzen. So können Sie sich sogar von unterwegs zu einem Meeting dazu schalten. Möchten Sie weiterhin Ihre Privatsphäre schützen, können Sie zudem am PC wie auch Smartphone einen virtuellen Hintergrund wählen und so das private Umfeld ausblenden.

2.      Microsoft Teams

Auch Microsoft Teams ist ein Tool, welches mit vielen verschiedenen Funktionen ausgestattet ist. Die Software gehört zu Office 365 und ist – wie der Name schon besagt – speziell für die Arbeit in Teams konzipiert: einfache Video-Telefonie, praktische Chatfunktion und die Einteilung in Gruppen ermöglichen ein verbessertes Arbeiten im Homeoffice. Durch die Integration der Office-Programme Word, Excel und PowerPoint lassen sich die Konferenzen noch besser strukturieren und mit verschiedenen Grafiken oder Tabellen untermalen.

Das Beste: Microsoft Teams ist auf Videokonferenzen mit bis zu 10.000 Teilnehmern ausgelegt. Bei diesen Online-Events können sowohl Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen teilnehmen wie auch externe Geschäftspartner oder Kunden. Die Nutzer melden sich ganz einfach mit ihrem Microsoft-Konto an. Alternativ lassen sich nicht registrierte Gäste hinzu schalten, die dann allerdings nicht am Chat teilnehmen können.

Die Software von Microsoft lässt sich wie Zoom kostenlos nutzen. Wenn Sie jedoch mehr Funktionen benötigen, wie zum Beispiel E-Mail-Hosting oder 1 TB Cloud-Speicher pro Nutzer, beginnen die monatlichen Abonnement-Gebühren bei 4,20 Euro pro Person.

3.      Cisco Webex

Große Unternehmen oder auch Workshops mit vielen Teilnehmern können bei ihren Videokonferenzen auf Cisco Webex setzen. Bei dieser Software haben über 40.000 Nutzer die Möglichkeit an einem Meeting teilzunehmen. Diese müssen sich lediglich über einen Klick auf den richtigen Link zuschalten – dies gelingt sogar von unterwegs mit dem mobilen Endgerät.

Auch Cisco Webex verfügt über zahlreiche Funktionen wie die Bildschirmfreigabe oder die Option, das gesamte Meeting aufzuzeichnen. Wenn Sie Ihre Meeting-Daten genau auswerten und anderen Mitarbeitern oder dem Vorgesetzten anschaulich darstellen wollen, können Sie zudem die Analysefunktion nutzen und so genaue Angaben zur Teilnehmeranzahl, geteilten Inhalten und ähnliche Features erhalten.

Tipp: Mit nur einem Klick kann der Moderator für einen Vortrag im Webinar-Stil alle anderen Teilnehmer stumm schalten. Um Rollen und Rechte für das Meeting zu vergeben, kann der Leiter der Besprechung zudem unter den Optionen verschiedene Einstellungen und Lösungen auswählen. Je nach Abonnement-Modell zahlt das Unternehmen pro Monat eine bestimmte Pauschale, um den Dienst mit allen wichtigen Funktionen nutzen zu können. Mittelgroße Teams zahlen beispielsweise 17,30 Euro pro Monat, um Zugriff auf die Software und die verschiedenen Inhalte zu haben.

4.      GoToMeeting

Bei GoToMeeting haben Sie die Möglichkeit, sich als Team digital zu beraten, Neuigkeiten auszutauschen, aber auch Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Der Moderator kann dabei individuell festlegen, wer welche Fähigkeiten im Meeting ausüben kann und wer nur stiller Zuschauer ist. Mit verschiedenen Extras lassen sich zum Beispiel persönliche Meeting-Räume mit einem konstanten Zugangslink für regelmäßige Treffen anlegen, die die Zusammenarbeit noch einmal vereinfachen.

Bei GoToMeeting können sich je nach Abonnement-Variante bis zu 25 Personen mit einer eigenen Webcam-Übertragung zu einer Konferenz zusammenfinden. Ohne Kameraübertragung haben sogar 250 Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu einem virtuellen Meeting hinzu zuschalten. Der Organisator kann hierfür den Teilnehmern eine Einladung per E-Mail zusenden und dann die Mitarbeiter hinzufügen. Alternativ kann ein Mitarbeiter auch die Option der Einwahl per Telefon nutzen, um an der Besprechung teilzunehmen.

Die Software gibt es kostenlos als App sowohl für Android- wie auch iOS-Geräte. Für ein virtuelles Meeting mit bis zu 25 Teilnehmern verlangt GoToMeeting eine monatliche Gebühr von 14,33 Euro pro Organisator. Dies ist eine intelligente Lösung, denn somit entstehen für die eingeladenen Teilnehmer keine Kosten.

5.      Skype

Der Klassiker unter der Videotelefonie: Mit Skype können Menschen bereits seit 2003 miteinander virtuell in Kontakt treten – und dabei sind die Möglichkeiten vielfältiger als gedacht. Von Telefonkonferenzen über Gruppen-Videochats bis hin zur Messenger-Funktion – allein schon die Standardfunktionen von Skype bieten den Nutzern ein nützliches Repertoire, um sich als Team bei virtuellen Meetings gewinnbringend auszutauschen.

Zudem lassen sich auch auf Skype die Anrufe aufzeichnen, Nutzer können den Bildschirm teilen und Dateien ganz einfach per Drag-and-Drop in das Chatfenster ziehen, um den anderen Teilnehmern diese zur Verfügung zu stellen.

Sowohl Android- wie auch iOS-Nutzer können Skype ganz einfach auf den Desktop oder auf das Smartphone herunterladen.

Das Beste: Skype ist für Videokonferenzen von bis zu 50 Teilnehmern kostenlos. Ausnahme sind dabei Anrufe ins Festnetz, für die eine Gebühr fällig wird.

6.      Jitsi Meet

Sie wollen keine App herunterladen und sich auch bei keinem Dienst mit einem Account anmelden? Dann könnte die kostenlose Software Jitsi Meet etwas für Sie und Ihr Team sein.

Das Gute daran: Sie müssen keine persönlichen Daten preisgeben und die Ersteinrichtung gelingt mit nur wenigen Klicks. Wie Sie eine Videokonferenz bei Jitsi Meet starten, ist ganz einfach:

1. Öffnen Sie den Dienst Jitsi Meet in Ihrem präferierten Browser.
2. Nun können Sie direkt die Videokonferenz starten indem Sie auf „Start a Call“ klicken.
3. Geben Sie dem Anruf einen Namen und wählen Sie „Go“, um in den Meeting-Raum zu gelangen.
4. Anschließend können die anderen Teilnehmer über eine von Ihnen festgelegte URL beitreten.

Jitsi bietet darüber hinaus die Möglichkeit, den eigenen Kalender oder auch Slack mit der Anwendung zu verbinden, um so den Überblick über die verschiedenen Konferenzen und den eigenen Terminplaner behalten zu können. Zudem können Sie den Weichzeichnereffekt für Ihren Videohintergrund nutzen, Videos in das Meeting einbetten oder den Bildschirm mit den Teilnehmern teilen. Allesamt intelligente Lösungen, damit das gemeinschaftliche Arbeiten von zu Hause effektiver verlaufen kann.

Gut zu wissen: Bis zu 75 Teilnehmer können den kostenlosen Dienst zwar nutzen, allerdings weist Jitsi darauf hin, dass eine gute Übertragungsqualität nur gewährleistet werden kann, wenn die Personenanzahl in der Videokonferenz bei maximal 35 liegt.

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