5 Tipps: Videokonferenz im Homeoffice – so gelingt's

1. Funktionierende Technik

Während einige bereits mit Videokonferenzen vertraut sind, kämpfen andere noch mit der Technik. Funktioniert das Mikro? Sehen die anderen Teilnehmer mein Bild? Bin ich auch wirklich stumm geschaltet? Fragen, die sich zwar jeder schon einmal gestellt hat, aber von vornherein ausgeschlossen werden können. Um sicher im Umgang mit dem Konferenz-Programm zu sein, sollten Sie daher die Standardfunktionen testen.

Dies gelingt Ihnen am besten bei einem Probelauf mit einem Kollegen. Sie können verschiedene Szenarien durchspielen, zwischen den Videomodi wechseln, den Bildschirm teilen oder auch andere Personen hinzuschalten. Auf diesem Weg lernen Sie das Programm kennen, halten im Ernstfall nicht das gesamte Team auf und können nebenbei auch noch ein nettes Gespräch mit Ihrem Kollegen führen.

Tipp: Es ist nicht nur wichtig, mit der Technik vertraut zu sein, sondern auch eine vernünftige Ausstattung zu haben. Achten Sie darauf, dass sowohl Ihre Webcam wie auch Ihr Headset über eine gute Bild- bzw. Audioqualität verfügen. Denn: Die anderen Teilnehmer sollten Sie sowohl scharf sehen wie auch klar hören können. Auch eine stabile Internetverbindung ist für eine Videokonferenz im Homeoffice ein Muss. Prüfen Sie diese und vergewissern Sie sich, dass Ihre Kapazitäten für einen reibungslosen Call ausreichen.

2. Die passende Software

Skype, Microsoft Teams oder Zoom – mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter, bei denen Sie virtuelle Konferenzen abhalten können. Deren Funktionen und Kapazitäten können jedoch sehr unterschiedlich ausfallen. Ein echter Dauerbrenner und auch immer noch beliebt ist Skype. Bei dem kostenlosen Dienst können bis zu 50 Personen an einer Videokonferenz teilnehmen. Auch Microsoft Teams wird seit Corona immer beliebter – und bleibt bei einer begrenzten Teilnehmerzahl kostenlos.

Für mehr Struktur im Meeting bietet die Software Zoom darüber hinaus die Möglichkeit, einen Moderator festzulegen, zu dem sich die Kollegen dann über einen Zugangslink hinzuschalten. Bis zu 100 Teilnehmer können an einem Meeting teilnehmen – kostenlos, solange das Gespräch unter 40 Minuten bleibt.

Trotz der Fülle an Teilnehmern sind die virtuellen Besprechungsräume aber keinesfalls unübersichtlich. Sobald jemand spricht, erscheint dieser groß in der Bildmitte, während die übrigen Teilnehmer klein an der Seite eingeblendet werden. Mit wenigen Klicks lässt sich dies aber auch ändern und das gesamte Team gleichzeitig einblenden.

Tipp: Jedes Programm greift auf unterschiedliche Mikrofone oder Lautsprecher zu. Gerade, wenn Sie mit Headset und Webcam mit Mikrofon arbeiten, sollten Sie vorab prüfen, auf welches Mikro die jeweilige Konferenz-Software zugreift. Der oben genannte Testanruf gibt Ihnen Sicherheit!

3. Ablenkungen vermeiden

Da viele Kinder aufgrund der geschlossenen Betreuungseinrichtungen und Schulen auch tagsüber zu Hause sind, fällt es dem ein oder anderen schwer, einen ruhigen Ort in den eigenen vier Wänden zu finden. Dieser ist für eine Videokonferenz jedoch unerlässlich. Sowohl laute Geräusche wie auch ein unruhiger Hintergrund können die Konferenz stören. Stellen Sie sich daher stumm, wenn Sie nicht sprechen.

Ein eigenes Arbeitszimmer ist ideal für ein wichtiges Gespräch. Sofern Sie dieses nicht haben, sollten Sie auf eine ruhige Umgebung achten und Ablenkungen vermeiden. Hierzu zählt auch die Nutzung Ihres Smartphones.

Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihr Handy entweder aus- oder stummgeschaltet ist, damit Sie nicht von Ihrem Termin abgelenkt werden. Sofern sich Ihr Blick auf das Handydisplay verlagert, vermitteln Sie Ihrem Gesprächspartner dadurch Desinteresse.

4. Professionelles Auftreten

Bei einer Videokonferenz ist es wichtig, die Aufmerksamkeit des Konferenzpartners nicht zu stören ­– beispielsweise durch einen unordentlichen Hintergrund. Was jedoch hinter Ihnen zu sehen sein darf und was nicht, hängt wiederum von Ihren Gesprächspartnern ab. Wollen Sie Ihren Kollegen Ihre private Fotosammlung zeigen? Soll Ihr Chef den Wäscheberg sehen oder sogar dreckiges Geschirr? Machen Sie sich in jedem Fall bewusst, dass die anderen Teilnehmer der Videokonferenz einen privaten Einblick erhalten. Alternativ können Sie sich bei vielen Softwares auch einen eigenen Hintergrund aussuchen und so vor einem Green Screen agieren.

Zu einem professionellen Auftreten bei einer Videokonferenz zählen allerdings nicht nur eine aufgeräumte Umgebung und der passende Bildschirmhintergrund. Auch wenn das Arbeiten von zu Hause dazu einlädt, gemütliche Kleidung zu tragen, sollte bei einer Videokonferenz zumindest das Oberteil bürotauglich sein. Besonders gedeckte Farben eignen sich, da zum Beispiel Muster oder grelle Farben zu sehr ablenken oder sogar die Bildqualität beeinträchtigen können. Beachten Sie: Das Tragen einer Jeans oder Anzughose kann aber auch dazu beitragen, dass Sie sich besser motivieren können und professioneller bei Ihrem Call fühlen.

Tipp: Sorgen Sie bei der Videokonferenz im Homeoffice zudem für die richtigen Lichtverhältnisse. Der Raum sollte weder zu dunkel noch zu hell sein. Nur so können Sie sich ins rechte Licht rücken. Ideal ist es, wenn Tageslicht durch ein Fenster indirekt auf das Gesicht fällt. So vermeiden Sie Schatten in Ihrem Gesicht wie auch störende Überbelichtungen.

5. Richtig Kommunizieren

Wie bei einem persönlichen Gespräch, sollten Sie auch bei einer Videokonferenz immer darauf achten, Blickkontakt zum Gesprächspartner zu halten. Schauen Sie möglichst in die Kamera, wenn Sie sprechen und nicht auf dem Bildschirm, um so trotz der Distanz ein persönliches Band zu knüpfen.

Dies gelingt am einfachsten, wenn Sie die Webcam Ihres PCs so platzieren, dass sie sich mittig auf Augenhöhe befindet. Unter einen Laptop könnten Sie zum Beispiel Bücher stapeln, um die richtige Höhe zu erreichen. Der Abstand zwischen Ihnen und der Kamera sollte wiederum 1,5 Meter betragen.

Tipp: Beachten Sie bei der Videokonferenz im Homeoffice die nonverbale Kommunikation. Sitzen Sie gerade und aufrecht, lächeln Sie und achten Sie auf die passende Gestik. Insbesondere wenn Sie für längere Zeit nicht reden müssen, sollten Sie dennoch aufmerksam wirken und sich nicht durch das Smartphone oder offene Browser-Tabs ablenken lassen. Vermeiden Sie viele Bewegungen und denken Sie daran, Ihr Mikrofon stummzuschalten, wenn Sie nicht reden.

Sie suchen noch die richtige technische Ausstattung für Ihr Homeoffice? Wir von GAUL.IT unterstützen Sie gerne!

Häufig gestellte Fragen rund um Videokonferenzen

Wie funktioniert eine Videokonferenz?

Bei einer Videokonferenz handelt es sich um ein Meeting, das online stattfindet. Dabei werden Informationen über Bild und Ton synchron vermittelt, sodass eine Situation entsteht, in der sich alle beteiligten Personen in Echtzeit austauschen können. Sie hören Ihren Gesprächspartner anders als beim Telefonieren also nicht nur, sondern sehen ihn auch.

Was brauche ich für eine Videokonferenz?

Für eine Videokonferenz brauchen Sie einen Computer oder ein Smartphone, eine Webcam, ein Mikrofon und ein Headset mit guter Bild- und Audioqualität sowie eine stabile Internetverbindung. Neben der technischen Ausstattung benötigen Sie die passende Software, mit der Sie Videokonferenzen abhalten können. Beispiele hierfür sind Skype, Microsoft Teams und Zoom.

Was ist eine Videokonferenz?

Eine Videokonferenz ist ein virtuelles Meeting mit Videoübertragung, das den Austausch mit Kunden und Kollegen ermöglicht, obwohl sich diese an unterschiedlichen Orten befinden.